Si les entreprises ont des obligations en ce qui concerne la conservation de leurs archives professionnelles, il en est de même au moment de les détruire. Voici ce qu’il faut retenir à ce sujet pour être en adéquation avec la loi.
Destruction des archives : à quelles obligations sont soumises les entreprises ?
Avant tout, il faut préciser que les archives ne peuvent être détruites que selon un agenda précis. En effet, en fonction de leur nature, il faut les conserver pendant une durée donnée, parce qu’elles possèdent alors une valeur probatoire.
Cette valeur de preuve peut s’exercer quand une entreprise entre en litige avec un client par exemple ou encore un fournisseur.
Il est important de pouvoir produire cependant, n’importe quel document demandé ; ce qui implique de ne jamais se tromper lors du tri et du récolement ; ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises soucieuses de bien faire et de ne pas être pénalisées pour une destruction inopportune préfèrent confier cette tâche mais aussi d’autres, comme nous allons le voir plus loin, à des sociétés spécialisées dans l’archivage.
Le RGPD ; soit le protocole pour protéger les données personnelles ; implique d’autres obligations en matière de destruction de documents.
Outre la valeur probatoire, une personne peut tout à fait faire valoir auprès d’une entreprise dont elle sait qu’elle possède des données personnelles la concernant ce que l’on appelle son droit à l’oubli. Il est donc obligatoire dans ces conditions pour l’entreprise de détruire tout document contenant des informations à son sujet.
Pourquoi confier ses problèmes d’archivage à une entreprise spécialisée ?
Autre problème auquel sont confrontées les entreprises : le fait de détruire de manière irrémédiable. Ce qui peut sembler redondant ne l’est pas tant que cela à l’ère du piratage et des fraudes.
Certaines machines de destruction de papier ne sont pas assez sécurisées puisqu’au prix de certains efforts, il est tout à fait possible de reconstituer les documents et donc de tirer parti de ce qu’ils contiennent.
Parce que les archives peuvent se compter par centaines de milliers de feuilles dans une entreprise pérenne et ayant une masse salariale importante, il est alors difficile de compter s’en charger seul.
Pourtant, même les petites entreprises ont les mêmes obligations et peuvent se retrouver bien en peine au moment non seulement de trier et de classer, mais aussi de détruire, ayant peur de mal faire et de supprimer des archives encore importantes.
Tout cela et bien encore peut être externalisé à des sociétés d’archivage. Elles possèdent non seulement le matériel pour supprimer de manière définitive, mais on peut également leur confier la tâche de la digitalisation des documents. Cela est une obligation suite à la promulgation de la loi sur la transition numérique.
Il faut pour cela ne pas digitaliser les documents inutiles, mais aussi être en capacité de lire clairement chaque lettre ou chiffre que comporte le document ; ce qui peut être rendu difficile par l’état de conservation du document.
Les documents papier ; stockés dans de mauvaises conditions ; peuvent être tachés, salis, s’effriter, être rendus humides par un trop fort taux d’hygrométrie, sans compter que dans certaines professions, il s’agit de digitaliser des documents de très grande taille ou encore sur du papier calque.
Les entreprises d’archivage peuvent répondre à toutes ces demandes et bien plus. Car il est en effet possible de leur demander de conserver ses documents et archives papier dans un lieu tiers pour être certain qu’ils seront stockés dans des conditions optimales et surveillés en permanence, afin d’éviter tout risque de vol, ce qui serait toujours possible dans une entreprise classique qui ne pense pas forcément à ce poste en cas de vol.